Zelf bouwen met behulp van expertadvies Aiwos
De ideale combinatie tussen zelf doen en slim uitbesteden: de ondernemer achter Bart de Pau Language Courses bouwde het registratiesysteem van zijn website zelf, maar met technisch advies van Aiwos.
Uitdaging van de klant
De wens voor een nieuw reserveringssysteem bestond al langer bij Bart de Pau Language Courses. Dit bedrijf organiseert al jaren taalcursussen voor hoogopgeleide, internationale professionals, inclusief alles wat daar vaak bij komt kijken op locatie, zoals het verblijf.
Wanneer je meerdere jaren bestaat en de dienstverlening verbreedt, ontstaan vaak nieuwe behoeftes die niet altijd makkelijk te faciliteren zijn met de bestaande techniek. Toen de Coronacrisis losbrak, moest het roer helemaal drastisch om.
Ondernemer Bart Leenhouts – de Pau vatte het plan om in korte tijd zélf een nieuw systeem te bouwen met behulp van Gravity Forms, Gravity View en Gravity Flow. Niet alleen voor de registratie van nieuwe cursisten, maar ook voor het geven van online lessen. Met de nodige programmeerervaring uit het verleden kreeg het plan snel vorm. Bart reserveerde de tijd om zelf aan de slag te gaan, maar anticipeerde op obstakels.
Kijkende naar zijn wensen wilde hij cursisten niet in het boekingstraject overvragen in de aanmeldformulieren. Maar op latere momenten was het noodzakelijk dat nieuwe informatie makkelijk kon worden toegevoegd, zonder iets dubbel op te vragen. Denk bijvoorbeeld aan vluchtinformatie die pas na het boeken van de cursus bekend is.
Oplossing
De oplossing werd aangedragen door een oud-leerling van Bart de Pau Language Courses en partner van Aiwos Erik van Beek. Hij kende door zijn aanmelding voor een Russische talencursus het oude registratiesysteem en begreep direct waar de beperkingen zaten.
Hij koppelde Bart aan collega Jurriaan Koops, de programmeerexpert van Aiwos. Jurriaan ondersteunde op weekbasis met advies tijdens de bouw van het nieuwe systeem. Hierdoor kreeg Bart snel antwoord op zijn vragen waardoor de bouw gestaag vorderde en geen vertraging opliep.
Het resultaat van de samenwerking én het combineren van Gravity Forms, Gravity View en Gravity Flow? Een intelligent en flexibel systeem waarmee efficiënte workflows getriggerd worden na registratie van de deelnemer. Het systeem is veel omvattend en regelt onder andere dat:
- Nieuwe cursisten tijdig een niveautoets ontvangen
- Docenten briefings kunnen downloaden met de benodigde details over hun cursisten
- Informatie over vluchttijden, verblijf en transfers eenvoudig wordt toegevoegd
- Cursisten een zoomlink binnenkrijgen voor hun digitale lessen
Inmiddels is het nieuwe registratiesysteem 2 jaar live. Bart en Jurriaan hebben nog steeds adviesgesprekken, alleen minder frequent dan in de bouwfase. Het reguliere onderhoud voert Bart zelf uit, maar sommige plugin updates vereisen de specialistische WordPress kennis van Jurriaan. En heel soms zijn er incidenten, zoals een website die trager is na een update. Ook dan springt Jurriaan bij om de oorzaak te achterhalen en het probleem op te lossen.
"Zonder het advies van Aiwos was het niet mogelijk geweest om in een zeer korte tijd een compleet nieuw registratiesysteem te bouwen."
