makes your work flow

Casus 2 Registratie voor congres, jury, publicatie

Uitdaging van de klant

Een leven lang leren. Dat is een mooi thema voor een internationaal congres. Maar hoe zorg je voor een vlekkeloos proces van aanmelding, boeking, facturatie en beheren van betalingen?

Voor dit populaire congres is maar een beperkt aantal plaatsen beschikbaar. Hoe wijs je de plaatsen eerlijk toe? Hoe houd je deelnemers up to date? Hoe kunnen sprekers hun workshop alvast online presenteren? En – last but not least – hoe zorg je ervoor dat tijdens en na afloop van het evenement alle casuïstiek en documentatie op de website staat?

De oplossing van Aiwos

  1. Aiwos zorgt voor registratie en verwerking met:
    1. Een correcte verdeling van de plaatsen op volgorde van aanmelding. Bij aanmelding stuurt het platform automatisch een PDF-factuur in de huisstijl van de organisatie.
    2. Deelnemers kunnen voorkeuren opgeven voor workshops. Deze data wordt geëxporteerd naar Excel voor het printen van badges en deelnemerslijsten. Een échte time saver, voor deelnemers en organisatoren.
    3. Deelnemers kunnen meedingen naar een prijs, met een gestructureerde digitale vragenlijst kunnen de deelnemers een project onder de aandacht brengen. Het juryproces dient transparant en controleerbaar te zijn. Aiwos richt daarvoor een proces in.
  2. Aiwos zorgt voor publicatie en communicatie met:
    1. Een website die optimaal functioneert, zowel voor, tijdens en na het evenement. Zo wordt deze tijdens het congres voortdurend geactualiseerd en fungeerde de website als congresgids. Na afloop worden documenten en foto’s gepubliceerd. Gedurende cruciale momenten is de support van Aiwos 24/7 beschikbaar als achtervang.
    2. Inrichting van het periodiek automatisch versturen van e-mails in, zoals reminders, bevestiging, statuswijzigingen, etc.

De klant over dit project

Sinds 2014 ondersteunt Aiwos het VPL Biënnale Comité met IT-vakmanschap en creatieve oplossingen. Van het maken van de website tot technische ondersteuning bij de congresorganisatie en -communicatie. Na succesvolle internationale bijeenkomsten in Rotterdam, Aarhus en Berlijn staat inmiddels een volgende Biënnale gepland in IJsland.

Mede dankzij de input, energie en creativiteit van Aiwos is het nu zo’n succes.


  • Ruud Duvekot
  • Oprichter VPL Biënnale, Comité lid

Geïnteresseerd?

Neem direct contact op.

stuur een e-mail naar
info@aiwos.com
of app naar
06 – 5583 4991