Een multifunctioneel eventplatform
Een internationaal congres met een select aantal deelnemersplekken én een intensief jureringstraject: dat vereist een website met slimme functionaliteiten en geautomatiseerde workflows.
Uitdaging van de klant
Een leven lang leren. Dat is een mooi thema voor een internationaal congres. Maar hoe zorg je voor een vlekkeloos digitaal proces van aanmelding, boeking, facturatie en het beheren van betalingen?
Voor dit populaire congres is maar een beperkt aantal plaatsen beschikbaar. Hoe wijs je de plaatsen eerlijk toe? Hoe houd je deelnemers up to date? Hoe kunnen sprekers hun workshop alvast online presenteren? En – last but not least – hoe zorg je ervoor dat tijdens en na afloop van het evenement alle casuïstiek en documentatie op de website staat?
Deze uitdagingen vormen voor Aiwos een mooie kans om te laten zien hoe WordPress een sterke oplossing kan bieden voor diverse business doelstellingen.
Oplossing
Aiwos heeft op basis van de wensen van de congresorganisatie een responsive website ontwikkeld dat de organisatoren ontzorgt in elke fase van het evenement: zowel in de aanmeldingsfase, de eventdag zelf en na afloop. Daarbij hoorde uiteraard een analyse bij van alle processtappen om tot efficiënte workflows te komen.
In de aanmeldingsfase heeft Aiwos een gebruiksvriendelijk en eerlijk registratie- en juryproces gerealiseerd:
- Een juiste en eerlijke verdeling van de beschikbare plaatsen vindt plaats op volgorde van aanmelding. Bij de aanmelding stuurt het platform automatisch een PDF-factuur in de huisstijl van de congresorganisatie en ook overige communicatie wordt geautomatiseerd in gang gezet (bevestiging, reminders, wijzigingen in het programma).
- Deelnemers kunnen voorkeuren opgeven voor workshops. Deze data wordt geëxporteerd naar Excel voor het printen van badges en deelnemerslijsten. Een échte time saver, voor zowel de deelnemers als de organisatoren.
- Deelnemers kunnen meedingen naar een prijs door een project in te zenden waar Aiwos een online vragenlijst voor ontwikkelde. Aiwos heeft het juryproces ook ingericht, zodat de uitslagen efficiënt te formuleren zijn en bovendien transparant en controleerbaar voor de deelnemers.
- Voor de verschillende formulieren gebruikt Aiwos Gravity Forms, een ideale add-on voor professionele WordPress websites.
Op de congresdag zelf was de website dé informatiebron voor alle deelnemers:
- Tijdens het congres is de website voortdurend door Aiwos geactualiseerd en fungeerde de website als congresgids. Na afloop worden documenten en foto’s gepubliceerd.
- De support van Aiwos is op de congresdag 24/7 beschikbaar voor het oplossen van eventuele incidenten.
Na het evenement zorgde Aiwos voor een geruisloze afronding via de website:
- Het platform is uitgebreid met documentatie van de verschillende eventonderdelen, het juryproces en uiteraard zijn de foto’s van de dag zelf gepubliceerd.
- De communicatie met de deelnemers werd afgerond via een bedank e-mail waarin zij zijn gewezen op de nieuw beschikbare informatie op het platform.
- Tussen de jaarlijkse evenementen door verzendt de organisatie vanuit het platform nieuwsbrieven om de doelgroep betrokken te houden (bijvoorbeeld aankondigingen van boekpublicaties).
Alles gecentreerd in één website, voor zowel gebruikers als de eventorganisatie.
