De realisatie van een succesvol subsidieplatform

De realisatie van een succesvol subsidieplatform

In no time een platform bouwen voor een nieuwe subsidie met in potentie 12.000 aanvragers? Dat realiseerde Aiwos voor de grootste landelijke uitvoeringsorganisatie van subsidies.

Uitdaging van de klant

Aiwos ontwikkelt op regelmatige basis subsidieplatforms en -portalen voor het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn & Sport en Onderwijs, Cultuur & Wetenschap.  

In dit voorbeeld krijgt een landelijke uitvoeringsorganisatie van de overheid onverwachts een subsidie beschikbaar voor organisaties met een specifieke SBI-code. Meer dan 12.000 potentiële aanvragers kunnen een beroep doen op deze subsidie en een team van zeventig mensen staat klaar om de aanvragen te behandelen. 

Het succes van de subsidie is afhankelijk van de hoeveelheid aanvragen die worden ingezonden, een snelle en adequate verwerking, beoordeling en toekenning van de subsidie. 

Een uitdaging onder tijdsdruk en waar veel vanaf hangt. 

Oplossing

Aiwos ontwikkelt op korte termijn een toegankelijk subsidieplatform voor de aanvragers, inclusief een efficiënte beheeromgeving voor de professionals die de aanvragen beoordelen.  

Het begint met een slim en gebruiksvriendelijk formulier, inclusief handige API-koppelingen: 

  • Het KvK-nummer en de SBI-code worden direct gevalideerd aan de hand van bekende KvK-gegevens, inclusief de geldigheid en de tenaamstelling. Het IBAN wordt gecheckt met behulp van SurePay. 
  • Het formulier voldoet aan de laatste webrichtlijnen voor vormgeving, beveiliging en toegankelijkheid (WCAG 2.1). 
  • Aanvragers zien in het formulier zelf toelichtingen bij de vragen, waardoor ze het formulier snel invullen en alle relevante documenten direct kunnen uploaden. Dit versnelt de subsidiebeoordeling en toekenning. 
  • Aanvragers krijgen na hun inzending automatisch een e-mail met toelichting over het vervolgproces en een PDF-afschrift met alle ingevulde gegevens. 

Vervolgens zorgt Aiwos ook dat de beoordelaars hun werk snel en efficiënt kunnen doen: 

  • De binnengekomen aanvragen worden doorgestuurd naar een beveiligde behandelomgeving, waar zowel medewerkers van de uitvoeringsorganisatie als een externe jury-commissie kunnen inloggen met 2-factor autorisatie. 
  • De behandelomgeving toont schematisch waar de aanvraag zich bevindt in het beoordelingsproces en bij wie van het team de actie ligt. 
  • Alle online en offline communicatie met de aanvrager kan vanuit dit portaal plaatsvinden en is in te zien voor alle gebruikers. 

Bij een positieve beoordeling helpt Aiwos bij de realisatie van de subsidieaanvraag: 

  • De volledige en door de jury goedgekeurde aanvragen worden geautomatiseerd aangeleverd aan het betalingssysteem. 

Binnen no time een subsidieproces ingeregeld waar veel gebruikers terecht kunnen!